Notion 搭建高能效率系统

在这一年的 Notion 课程连载中，我观察到这么一种现象，有相当一部分读者买了课程之后就放着，从来不看；还有一小部分读者，因为不确定自己究竟需要看哪些内容，于是硬着头皮看完了每一篇文章。我觉得，Notion 应当是用来解决具体问题的工具，如果让学习 Notion 变成了问题本身，就有点本末倒置了。因此我写下这篇文章，希望能给各位读者一些阅读建议，以便能减轻一些学习上的负担。在哪阅读电脑端：点我手机端：关注公众号@小报童推荐在电脑端阅读，阅读观感更好。课程目录在本次 2024 修订中，我制作了一份 课程目录数据库 ，包含了本套课程的所有文章，每一篇文章都为你提炼出了「核心要点」、「关键建议」以及「结论」三大部分。阅读文章之前你可以先扫一眼，以更快判断这篇文章是否包含你需要学习的内容。课程目录地址：点我五个学习阶段1️⃣ 新手入门如果你是第一次使用 Notion，或者 Notion 经验较少，那么在入门阶段，最重要的是先学会 Notion 的基本操作逻辑。你无需急于学习复杂技巧或下载模板，而是应该在实际使用中，逐步培养起用 Notion 记录日常事务的习惯。这种「用着学」的方式，能让你在实践中慢慢领会 Notion 的运作方式。推荐视频推荐先看一下我的 《Notion 系统测评视频》，能让你对 Notion 的基础和进阶用法有一个大概的印象。推荐课程文章《1.0 篇》：解决下载、安装、注册、付费等基本问题《1.1 篇》：扫清入门压力，度过 Notion 新手的磨合期《1.2 篇》：了解图文编辑的基础功能，扫一眼就可以《2.1 篇》：理解什么是数据库，以及基础字段的用法读完这 4 篇文章，你就能具备「教别人怎么用 Notion」的能力。2️⃣ 探索阶段在这个阶段下，你已经初步掌握了 Notion 的基础用法，开始对 Notion 的各项功能有了更浓厚的兴趣，也希望能进一步提高笔记效率，或者寻求更高级的用法。这个时候你就可以开始接触 Notion 的真正核心，即数据库的 6 种视图。推荐阅读文章《2.7 篇》用 看板视图 对项目进行分组管理《2.6 篇》用 时间视图 为项目流程创建甘特图《2.5 篇》用 列表视图 管理项目会议记录《2.4 篇》用 日历视图 管理项目排期与项目进度《2.3 篇》用 画廊视图 管理项目资料《2.2 篇》用 表格视图 规划项目基础信息3️⃣ 效率提升在这个阶段下，你完全了解 Notion 各个数据库视图的具体用法，但始终觉得无法将各个视图融合在一起使用；你也可能付费购买了很多高级模板，看着非常华丽，但搞不清楚如何使用，或者希望有能力模仿搭建一个属于自己的系统。这个时候，你就可以开始接触 Notion 中最复杂的几个功能模块了。推荐阅读文章《1.4 篇》：学会高级模板的排版方法《3.1 篇》：学会用 Button 提高编辑效率《3.2 篇》：学会用 Relation 和 Rollup 串联数据库《3.3 篇》：学会 Formula 的基础操作《3.9 篇》：学会用自动化提高生产效率其中，3.2 篇是最核心、最关键的一篇。4️⃣ 系统搭建在这个阶段下，你已经在 Notion 中积累了非常可观的笔记，但你始终会遇到两个问题：其一、不知道该把笔记放在哪里；其二、记过的笔记找不到了。那么搭建一个有核心方法论支撑的笔记系统，就能够帮你有效解决这两个问题。推荐阅读文章《4.1 篇》：初步理解 PARA 的核心概念《4.2 篇》：动手搭建 PARA 基础框架《4.3 篇》：掌握 PARA 的更多细节5️⃣ 查漏补缺度过前面的几个阶段，已经足够让你精通 Notion 至少 90% 以上的功能，剩下的几篇文章就可以用一种查漏补缺的心态去阅读，扫一眼标题，有兴趣就看，没有兴趣就略过也完全没有问题。勇敢提问作为课程的权益之一，你可以无限次地向我提出问题。如果你想实现某个具体的需求如果你忘了某个功能在哪一篇文章上如果你在 Notion 中遇到任何问题都可以随时在课程文章下方留言提问，我会尽力帮你解答。不要担心自己的问题是否会过于简单，能解决你的问题、能帮助你更好地学习和使用 Notion，便是本套课程的最大愿望。30+ 课程模板在本次修订中，我制作了 30+ 份与课程教学内容联动的「参考模板」，您可以在阅读课程的过程中随时获取，并复制这些模板到您的笔记库内。模板链接：点我

从今年 6 月开始，我开始逐篇修订所有已上线的课程文章，主要修订内容如下：新增 35 个课程配套模板合计超过 110 项内容修订替换、优化了 50 余处配图新增 1 份课程目录模板，可追踪阅读进度新增 1 篇课程阅读指南，让学习有明确目标全面梳理内容结构，删减 1 万余字，让课程更精炼、更易读具体说明如下新增 35 个配套模板为了让读者能更好地理解课程内容，我制作了 35 个配套模板。已经购买课程的用户，可以在阅读课程的过程中，及时获取课程案例模板，也可以 点我 获取这些模板合集。无需二次付费，无需从零手动搭建。对照模板一步步操作，可以帮助你更好地理解课程内容。所有模板如下图所示：模板链接： 点我 新增 1 份课程目录我制作了一份课程目录模板，你可以一键复制到你的 Notion 工作区中，然后用这个模板记录、追踪你的课程学习进度。在目录模板中，每一篇文章都帮你提炼好了课程的核心内容，你可以先扫一眼，以便确定这篇文章是否有你需要的内容，然后按需阅读，也便于你日后当成词典来查找。如果该篇文章有附带课程模板，你也可以一键点击获取该套模板课程目录链接：点我新增 110 项细节修订Notion 这一年来的更新速度非同寻常，为了确保课程的学习内容与 Notion 最新版本一致，我花了 2 个月的时间，对课程进行了超过 110 项的细节修订，包括新增功能、逻辑梳理、细节优化、配图更新、操作方法迭代等。所有更新无需额外付费，已经在原文基础上进行更新。你可以在 这里 获取课程的所有修订细节。删减 1 万余字，全面梳理内容结构在这次修订中，我全面梳理了所有文章的内容结构，整合了零散知识点，并删减了 1 万余字的冗长表达，使内容更连贯、更精炼易读。另一方面也算是弥补了当时在紧张的连载阶段的一些疏忽和错漏，在此一并感谢所有对课程提出了宝贵建议的读者。新增 1 篇课程阅读建议如同 Notion 产品本身一样，这套课程的体量还是比较庞大的，总字数接近 15 万字。所以不必强求自己将每一篇文章都看完，否则就是为了学习而学习了。Notion 应当是用来解决具体问题的工具，不要让学习 Notion 变成了问题本身。所以我在课程中新增了一篇阅读指南，你可以参考这篇文章然后阅读，相信能够让新手的学习路径更加平滑。最后，再次感谢所有订阅本套课程的读者，你们的支持和反馈是我持续完善本套课程的最大动力。如果课程中还有存在任何不足之处，也欢迎继续提出宝贵建议，我会及时改进。

前言2024 年 8 月，Notion 终于上线了官方的简体和繁体中文版，那些需要反复折腾汉化插件的日子终于到了尽头，不仅如此，重磅新功能数据图表（Charts）如期而至，还有表单功能（Forms）也在酝酿之中，今年的大动作实在是让人目不暇接。因此在我看来，现在或许就是上手 Notion 的最好时机，不仅是有了语言上的便利，更因为 Notion 的迭代正在加速，也变得越来越强大，越来越好用。所以我进一步修订完善了这篇文章，并向所有用户永久开放试读权限，不论你是否订阅 我的课程，这篇文章都能让你更快地上手 Notion，更好地领会、习得 Notion 的价值。当然，如果你希望获得更系统完整的 Notion 进阶知识，拥有从零搭建个人生产系统的能力，也欢迎你订阅我的 Notion 系统课程，相信一定不会让你失望。Notion 是什么、能做什么虽然 Notion 名声在外，但很多人对它的认知局限在「Notion 是一款笔记软件」上，我觉得有必要先简单聊聊，作为一款估值超过百亿美金的产品，Notion 的一亿用户都在用它来做什么。笔记和写作对初试 Notion 的新用户来说，Notion 首先当然是一款笔记软件，并且是免费的、能全平台云同步、能写文章、能记笔记、能搜索、能插入图片、视频、音频、表格的笔记软件。就纯粹的写字这件事而言，Notion 已经做得相当不错。不论是纯文字创作，还是较为丰富的图文混排，花 1 分钟学会最基础的分栏排版方法，即可在 Notion 中实现上限极高的效果。图文创作如果不是你的目的，那么短篇笔记搭配有次序的结构化目录，也能够充分满足你灵感记录的需求。客观地讲，你应该找不到第二款笔记软件，在不付费的情况下还能拥有如此之多的功能和权益。计划与工作在工作项目中，我们往往需要同时追踪大量的信息，包括时间节点、任务状态、负责人员，以及工作进展等。这些信息在一般的笔记软件內也能够做到，用纯文本加列表或表格的形式来记录，就能够完成得很好。但 Notion 的数据库天然更适合用来记录结构化的数据，不同的字段可以用来描述不同的信息维度，然后分组、过滤、筛选、排序、视图等功能，则可以帮你更好地处理大量繁杂的信息。如果你选择的是常规的笔记工具，那么通知提醒、群组权限、文件共享、协作编辑、备注评论等需求往往就需要依靠另一款，甚至是多款产品搭配着使用。而 Notion 把这些功能全部整合到了一起，只需要一个邮箱即可邀请另一名同事和你协同编辑。应用系统搭建因为 Notion 首先有了数据库可以作为「增、删、改、查」的基础，再加上分栏结构、模板系统、按钮组件、函数处理、自动化流程系统，以及拥有 GPT-4o 模型加持的 AI 问答系统，使得我们可以在 Notion 中搭建具体的应用，或者创建复杂的工作流程。例如 CRM、库存管理、项目管理、图书管理、财务记账、素材搜集管理、稍后读系统、OKR 目标管理、习惯追踪，甚至是个人博客、产品网站的搭建，都可以用 Notion 做到。到这里，我们就可以简单梳理出 3 条关于 Notion 的基础认知：Notion 是一款免费、好用、支持全平台的笔记软件Notion 能够用来高效地处理文字和数据相关的工作Notion 的高自由度允许你在其中搭建任意形式的工作流这三条当然不能完全概括 Notion 的能力和魅力，但如果这三条还不足以激发你的兴趣，那么我认为更多的进阶用法说明，也只是徒增尬吹而已。五个建议更快上手 Notion也许你通过前文的介绍，已经对 Notion 产生了浓厚的兴趣，或者你也可能早就尝试过 Notion，但因其庞大的体量、繁杂的功能而难以上手，最终导致放弃。或许天性使然，我们总是容易对看似复杂的东西心生畏惧，也或者只是纯粹感到麻烦而已。想起来我也讨厌吃需要剥壳的螃蟹，也就不是不能理解了。所以在正式进入我的 Notion 课程之前，我想先描绘一下，通常一个新手是怎么放弃使用 Notion 的。也许错误的打开方式看了视频觉得 Notion 无所不能，于是燃起斗志想要快快上手；一番尝试终于注册好账号，却因为没有中文界面就产生了放弃的念头；终于等来了官方中文，但面对空旷的界面又不知道该写些什么；被大数据推送了几个 Notion 博主的「尬吹视频」，又一瞬间激荡起了满满的动力，可是付费买了一堆模板，又因为根本用不来模板而受伤。于是三天、五天、一周的折腾过去了，最终发现不论如何折腾 Notion，都无法将它套用进自己的工作流里。冷静下来一总结， 才发现为了折腾 Noiton 已经浪费了大量时间，于是开始懊恼和烦躁，后悔不知不觉已经浪费了那么多的时间。最终醒悟，过度折腾反倒害了自己，于是毅然决然放弃 Notion。依我观察，以上至少能覆盖一半新手的心路历程，并且可以总结为两句话：不知道能用 Notion 写什么为用而用，凭空创造了太多需求所以接下来我想为所有的 Notion 新手、或者所有尝试过 Notion 但最后却放弃的朋友提 5 个建议，或许能让你更好地度过 Notion 新手入门的磨合期。建议一、暂时放弃迁移笔记库的念头在刚上手 Noiton 的前一个月，我郑重建议大家不要把时间花在「迁移笔记库」这件事上，因为它不仅繁重且低效，还可能因为弃坑 Notion 而使得大量的时间被浪费。Notion 的使用方式与你过往的笔记习惯有很大区别，现在的批量迁移只能为日后制造更多困难，并且整个过程我们并未创造任何新知识，迁移搬运只会让你产生虚假的满足，等到搬运结束后，巨大的空虚感就会向你袭来。所以在这个阶段下，我更建议你同时使用新、旧两款笔记工具，然后再慢慢地将高频记录的内容迁移到 Notion 之上。建议二、从日常高频记录的内容开始在你熟悉了 Notion 最基本的操作界面，也知道该如何创建一页新的笔记之后，我的建议是，先不要下载复杂模板，也不要以搭建完整的知识库为首要目标，因为新手还无法分辨哪些笔记资料适合用 Notion 来记录。我们只要先从一页简单的笔记开始记录就好，毕竟就算 Notion 再复杂，它的底层框架依然还是简洁易用的文字编辑器，这才是能让你最快感受到 Notion 价值的方式。所以有哪些笔记需要我们每天高频记录呢？如果你是学生：作业记录：老师发布的作业要求和截止日期等日程计划：每周、每月、每个学期要完成的任务、活动等如果你是工作人士：会议记录：会议讨论的主要内容、达成的约定或决定工作日志：当日工作的主要进展、完成的任务信息等如果你想记录日常：生活记事：一天的所见所闻和心情，用简短段落概括购物清单：列出本周需要购买的食物、日用品等清单这一步的核心记录原则就是，用 Notion 执行足够简单、且较为规律的重复记录。你无须思考今天到底该写什么，没有字数限制，写出来就行，偶尔不写也没有任何问题，不要因此产生任何负罪感。这些内容不用任何复杂排版、也无需数据库来组织编排，重复记录、定期回顾就能让它们发挥最大的价值。于是你会为了记录这些日常，每天习惯性地打开一小会儿的 Notion。随着记录频率的上升，你会自然而然地对 Notion 的斜杠命令/ 产生更多的探索欲望。你也许会想插入勾选框，在任务完成后痛快地勾掉它你也许会想插入表格，用更规整、更结构化的方式记录数据你也许会尝试着将一整个月笔记都写在一个页面中你也许还想插入图片、视频、网页、甚至是公式或者代码等内容，一步步地「试探」Notion 所能实现的功能上限：当你渐渐发现，你需要的每一个功能、每一个需求都能够用 Notion 更优雅地实现之后，Notion 已经能给你足够强烈的反馈，让你能继续使用下去。如果你玩过手游的话一定会注意到，所有的手游都会有一个「每日任务」和「每周任务」，虽然这些任务给的都是「蝇头小利」，但它的吸引力就在于，只要我们去做就一定能有收获，并且做这些日常任务实在无需任何的思考成本。渐渐地你从一个页面开始，不知不觉就创建了更多的页面，用来承载不同主题、不同用途的项目。这个时候要组织这些文档，最简单的方式就是用一个大的页面来包含这些子页面：在 Notion 中，任意一个笔记页面都可以内嵌无限层级的子页面，而这些层级结构表现在侧边栏上就是这样子：我们已经知道，Notion 的页面是一个能够存储文本、图片、视频、音频等数据的巨大容器：在这个页面内，我们还可以内嵌其他的页面或者数据库与此同时，我们又能够将这个页面嵌入到其他的页面或者数据库内：因此某种程度上你可以先沿袭过去的笔记习惯，用这种方式创建一个树状结构的笔记内容框架：由此可见 Notion 能够兼容你过去的笔记习惯，也确实有相当一部分人就是这么用 Notion 的：为每一个大主题创建一个页面，将子主题内嵌在大主题之下，然后根据实际需要继续将目录细分下去。新手阶段我们先不要深究该如何更好地组织这些页面，因为等你会使用数据库后，所有的页面都能很快地获得整理。这个阶段最重要的就是尽快让 Notion 发挥它最基础的「文字编辑器」的价值，辅助我们完成当下最重要的任务记录，写完最迫切需要完成的文档。课程相关推荐Notion 图文基础，20+ 个新手必备技巧建议三、创建收件箱，收纳零碎文档在第二个建议中，我们确定了最常记录的文档类型，也用最传统的树状结构进行了一定程度地整理。但很多突然的灵感、突发的决定、或者是你偶尔剪藏的文章，似乎还没有一个适合用来存放的地方。于是问题产生了，我们需不需要为这些零散的笔记单独创建一个顶层文件夹呢？ 我的建议是，一定要谨慎创建侧边栏的顶层目录，否则你很快就会在侧边栏堆积起一堆主题迥异、且毫无联系的文件夹。这些零散的文件夹会持续「注视」着你，要填补的内容太多，要做的事情太多，要跟进的想法一个接一个，不知不觉就会在你的 Notion 笔记库内积累起巨大的压力，然后带来极大的负反馈。所以这里我们要引入 Inbox 文件夹（收件箱）的概念。Inbox 来自经典的 GTD 工作理念，它主要起到收集、临时存储的作用，帮助我们实现心理上的「放空」。因为对临时笔记进行分类归档是一件相当麻烦的事，如果每次都需要思考它应该存放的位置，就很容易让灵感丢失。但如果不加分类，时间一长又会让笔记库变得像垃圾堆。所以我们可以在顶层目录创建一个 Inbox 文件夹，然后就可以像下图这样，直接将侧边栏已有的零散文档拖到 Inbox 页面里，后续如果还有更多零散的笔记，也可以「暂时」先放在这里，以此避免过多的零散页面持续消耗你的注意力。毕竟对知识工作者来说，注意力就是最重要的生产资料之一。还有一种可能是，也许你已经在 Notion 中折腾了很久，但越整理就越想放弃，实在不知该从何下手，过去创建的文档成了沉重的负担。这个时候我们也可以创建一个 Inbox 文件夹，或者命名为归档、临时存储都可以。我们的目的是能够将这些旧的文档全部塞进这个文件夹里面，帮助我们暂时摆脱它们的束缚，既能给自己一个崭新的开始，又不至于真的把过去的文档全都删掉。接下来，关于 INBOX 文件夹的维护，我有这样的三条笼统的建议可以给到新手用户：为 Inbox 设定收纳条数上限（例如 20 条），以及设置定期清理计划（例如每两周一次）到达条数上限、或者到达周期时间后，将 INBOX 中的同类文档进行归类，然后为鲜明的主题建立一级文件夹当一级文件夹中的笔记条数又达到了 20 条，再继续沿用上面的方法，继续归类并建立二级文件夹，但最好不要超过三级文件夹。为 INBOX 设置收纳的上限，让我们既不是时时刻刻都在整理，也不会因为囤积过多而丧失整理的动力，这样能让我们的笔记系统处于一种动态平衡中，也能及时发现成体系的文档主题，让笔记目录从实践中生长出来，而不是靠脑补未来的自己而提前规划。建议四、尝试构建简易的个人主页在第二个建议中，我们确定了日常需要频繁记录的文档类型，然后在第三个建议中，通过 INBOX 的临时归档与定期整理，我们的 Notion 笔记库中就会自然而然地「生长」出不同主题的顶层文件夹，就像这样：然而随着记录的加深，你可能会发现，由于 Notion 过于自由的记录方式，你总是需要从一个文档跳转到另一个文档，那么有没有更加便捷的方法呢？1、构建个人主页雏形在这里需要再次强调一下 Notion 页面所具备的两个特性：任意页面可以内嵌无限层级的子页面任意页面都可以使用分栏模式进行排版接下来我们可以输入快捷键 /3c ，即可将页面分成 3 栏结构：将 Notion 的页面进行分栏后，就可以最简单的分栏排版来构建一个简易的个人主页了：使用 alt + 鼠标左键点击（ （Mac 用户请将 alt 换成 option），就可以将这个主页内的任意页面以侧边栏（Side peek） 的形式打开，2、迭代个人主页排版不过用这种方式将所有文件夹放置在页面顶部，似乎就浪费了下面的一大片空间，并且好像也只是另一种形式的目录结构而已所以我们可以将页面从三栏结构调整为两栏结构，然后缩短目录栏位的宽度：接下来我们就可以根据自己的需求，在右侧的空白页面放置你需要的页面，或者功能区块了，例如今日任务 + 稍后读清单，或者只是单纯插入你喜欢的图片、海报等内容，想放什么就放什么，主打一个开心就好。附模板参考页面：点我通过不同的分栏排版、以及不同的功能模块，我们更好地体验到了博主们口中盛赞的 Notion 的自由度，通过侧边栏（Side peek）则能避免在各种页面之间来回跳转。不过 Notion 的分栏排版依然是一个庞大的课题，你可以阅读本栏目的 1.4 篇，学习更多分栏排版的技巧。在你完全掌握 Notion 的各项技巧之前，我建议各位，分栏结构最好尽量简单、同一页的笔记格式不要太多，一定要平衡好排版的复杂度，否则就会做得花花绿绿的，只能增加页面的复杂度，对笔记的组织管理并无太大帮助。课程相关推荐Notion 高级排版的 10+ 个技巧建议五、正确地看待和使用数据库从前面四个建议我们能够看出，即便没有用到任何数据库，Notion 功能的丰富度和使用方式上的自由度，已经远远超出了其他传统笔记软件所能做到的层次。如果你曾因为无法掌握数据库而心生退意，或者认为数据库是刻意创造需求之下的烦恼，我会建议你先将 Notion 当作是一个纯粹的文本编辑器来使用，不要有「不用数据库等于不用 Notion」的念头，这样的评价也许是小看了 Notion 本身的文字编辑、图文混排，以及页面分享的能力。如果你已经大致了解数据库的基本用法，也需要认识到一点，数据库并不是解决问题的终极方案，不是所有笔记需求都必须用数据库来组织或者呈现。在新手阶段我们很容易对数据库产生过高的期望，然后过于慎重地对待每一个新建的数据库，这导致我们很容易沉迷于研究每一个字段（Property） 的用法，花上几个小时得到了一个看似强大完美的数据库框架，但真正迫切的工作却摆在一旁一动不动。新手阶段，我会建议先简单地从以下 2 个实例出发，简单地使用和体验数据库的基本功能。1、给文档打标签首先我们可以把数据库当成是另一种形式的文件夹。假设我已经用 5 个页面分别写了 5 条日报，那么我可以选中这 5 条日报，然后直接将它们拖动到数据库里面，这样一来数据库就成了一个简单的文件夹。需要注意的是，你不能将文档拖动到单元格內，而是需要拖动到数据库的蓝线上，如下图所示。在下面的「观影记录文件夹」中，我为每一部看过的电影都打上了各式各样的标签，包括观影渠道、电影类型、豆瓣评分等等。有了标签我们就能对这个表格进行内容筛选。现在我的要求是筛选出 2023 年看过的、评分在 8 分以上的科幻电影，筛选结果如下：与此同时， Notion 数据库与传统表格的区别在于，其中的每一条数据都可以独立展开为文档：其他表格形态的产品，例如飞书多维表格，将数据展开后并没有办法继续在数据条目下方创建新的图文内容，这就意味着多维表格依然还是表格，和 Notion 的数据库还是有本质区别的。2、管理轻度的任务或项目首先在表格视图下填写每个任务或者项目的基本信息：然后打开文档页面，为该项目补充更加详细的信息背景、或者任务要求：最后选择不同的数据库视图，让同一条数据能够从不同维度灵活展示我们最希望关注的特定信息：到这一步你也许会对数据库产生巨大的好奇心，好奇别人是怎么用的，好奇还有哪些高级的模板可以下载；也可能因为分辨不清各个视图的具体用法而感到烦躁，因为数据库的每个使用细节都藏着巨量的使用技巧。对此我的建议是，折腾的确可以获得乐趣，但请一定在完成眼前的任务后再进行；挫折会时常在学习数据库的时候发生，如果因此浪费了大量的时间，那我们就先专注于表格视图（Table）一种即可，先把它当成新奇一点的表格来使用，就已经能获得很好的使用体验。很快我们就会在课程的 第二章 用非常详细的篇幅来介绍数据库。在此之前，还请谨慎地创建数据库。因为一个数据库就代表着一个目标、一个要求、或者是一个项目，创建太多的数据库不仅会分散我们的注意力，也会极大地消耗我们的精力和时间。随着日子的推移，必然会出现非常多的数据库仅记录了零星的几条数据，这样会带来极大的失落感甚至是内疚感，负反馈会很强烈。所以我们最好先用一个固定的数据库来管理那些最频繁记录的文档主题，在学会数据库的筛选分类、以及不同数据库视图之间的切换后，再尝试去用更多数据库管理更多主题的文档合集。总之一定要循序渐进，不要一口气为 Notion 设定太高的期望和目标。简单总结其实前面的五个建议的核心思想非常简单，那就是先单点击破，再谋求进步。先写文档再尝试数据库，先选择表格视图再折腾其他视图；先用最简单的方式完成眼前的需求，再尝试学习更加高级的方法；先降低对 Notion all in one 的预期，再逐步加深 Notion 对原有工作流的渗透。我相信这条路径应该更为健康，不至于被各种看起来酷炫，但用起来艰深复杂的模板所劝退。另外，如果这篇文章让你对 Notion 产生了兴趣，或者在后续使用过程中遇到了任何困难，希望有人能够帮你解决的话，也欢迎你订阅我的 Notion 系统课程。这套课程从 2023 年 1 月开始创作、迭代至今已更新 6 大章节、超过 40 篇文章，你可以点击 这个链接 查看关于课程的更详细介绍。补充说明2024 版课程阅读指南2024 版课程文章目录

欢迎来到本套课程的第 1 篇文章，在这里我不仅会帮助新手用户解决从账号注册、软件下载到界面汉化、会员选择与付费，以及数据导入与导出等基础问题，我们更希望通过实用的技巧和案例，让你能够快速上手Notion，有效提升你的生产力。课程内容概览：1.软件下载2.账号注册3.中文汉化4.付费方式与会员的选择5.如何导入模板6.如何导出数据软件下载Notion 是一款在线云笔记产品，所以你无须下载任何客户端，用浏览器登录 Notion 就能获得最完整的使用体验。支持平台：Web、Windows、安卓、macOS、iPhone、iPad、PWA客户端下载：https://www.notion.so/desktop移动端下载：iPhone 和 iPad 可直接在 AppStore 下载。安卓用户可以登录谷歌的 Play 商店进行下载，或者使用第三方的 APK 的下载平台，例如 APKPure，或者 APKMirror•如果你不便访问这些第三方下载平台，也可使用在我的 Notion 主页中获得下载链接注册流程本文的注册流程会以网页端为例，其他平台也基本相同。注册网址：https://www.notion.so/signup特别注意：注册的邮箱是目前你能登录 Notion 账号的唯一凭证，请一定妥善保管自己的邮箱，并确保自己能够正常登录这个邮箱注册流程如下访问注册地址输入你的邮箱，然后前往邮箱找到 Notion 发的验证码输入验证码，然后点击 Create new account输入用户名与密码，然后点击 Continue选择 Notion 个人或工作用途，可随意选，后续使用无影响选择更细致的个人用法，可随意选，后续使用无影注：Notion 的注册流程会不定期地优化调整，以上流程仅供参考注册账号后初次登录，Notion 会根据你先前填写的用户信息，向你推荐若干个笔记模板，你可以点击 OK 保留这些模板，也可以点击 Clear templates 来将这些模板清除掉。Notion 汉化Notion 目前已经推出了官方中文版本，在设置中修改一下语言即可。会员与付费方式接下来我会向你详细解读 Notion 各个付费版本的定价方案，对比它们之间的差异，以及我对应的付费建议。付费方式目前 Notion 使用的是 Stripe 的收款系统，所以对国内用户来说，一张支持银联、Visa 或者 Master 的信用卡会是比较便利的付款方式。如果你是 iOS/iPad 用户的话，也可以通过苹果渠道进行付费购买：因文章时效性问题，如果 Notion 对付费方案做出调整，请以实际方案为准。方案 1 - Free 版（免费版）免费版能拥有什么无限的 Block 数量无限的总存储空间笔记可公开分享99% 的功能模块无任何限制免费用户的限制体现在以下几点：单个附件限制 5MB 大小（此为免费版最大限制）无法使用数据库的自动化（Automation）仅提供 7 天的页面编辑历史记录工作空间只能邀请 10 名 Guest无法自定义 notion.site 的域名公开分享的页面权限有一定限制所以如果你的 Notion 笔记仅以文字和数据为主，那么付费对你来说完全不是必须的，你依然可以拥有无限的 Block 数量、无限的总空间容量，以及批量导出全库笔记的功能。为什么我的免费版突然限制 1000 个 Block 了？有不少新用户在尝试 / 测试 Notion 的各种功能的时候会突然发现，自己的工作区突然被限制到了 1000 个 Block 的数量，但按照前文的介绍，免费版不是无限 Block 数量了吗？原因在于，当你以免费方案邀请了其他的 Member 之后，Noiton 就会将你的免费方案升级为团队试用版，而这个试用版本是有区块数量限制的。解决办法也很简单，按照下图所示的路径，将这个 Member 移除掉即可。方案 2 - Plus版（增强版、年付 96 美元）升级到增强版之后你主要能获得什么可使用数据库自动化（Automation）附件大小无限制30 天的页面历史记录工作空间可邀请 100 个 Guest可添加更多的空间成员（1 用户/1 年/96 美元）这里最大的利益点就是增加了数据库自动化功能，并且取消了附件大小 5MB 的限制，以及将页面历史记录提高到了 30 天，除此之外其他权益点的影响并不是很大。我个人的建议是，如果你要用 Notion 来满足文字笔记类需求、在线协同管理需求、以及以数据和表格为核心的项目管理需求，那么在使用初期，付费会员并不是必须的。不过当你渐渐地希望能够在 Notion 中添加更多的媒体附件时，5MB 的附件限制确实是一个非常大的付费刺激点。另外，如果你曾经是付费用户，但某一天你决定不再续费了，那么已经上传的超过 5MB 的附件不会受到影响，但你将不能再上传超过 5MB 的文件或者图片。方案 3 - Education（教育版）教育版用户 99.9% 的功能权益与 Plus 用户 是一样的，并且只要你能一直登录你的教育邮箱，你就能免费使用 Notion 的教育版本。唯一不同的是， Plus 用户可以邀请多位成员（Member）到自己的工作区内，但教育版用户则无法邀请其他成员（除非升级为 Plus 版本），不过教育版用户依然可以邀请其他人成为你某一页笔记的 Guest 来进行协同编辑。还有，请大家特别注意，部分同学毕业后教育邮箱是会回收的，如果你丢失了教育邮箱的登录权限，那么你有可能永久丢失你的 Notion 数据，请一定注意。好了现在我们已经知道教育邮箱的权益以及相应的风险，那么如何才能注册成为教育用户呢？方法一使用「Notion 认可的教育邮箱」注册并登录后，在「Setting - Upgrade - 右侧页面划到最底下」，找到并点击「Get the Education Plan」，Notion 就会自动将你的账户升级为 Education Plan。注：Notion 近期的 UI 界面更新较为频繁，所以本文标注的位置有可能发生变化方法二假设你先用个人的 Gmail 邮箱注册了 Notion 账号，那么可以在「Setting - My account - Personal info」位置，将 Gmail 邮箱修改为你的教育邮箱，然后输入 Notion 发到你教育邮箱的验证码即可。修改邮箱完毕后，再按照方法 1 的步骤，到「Setting - Upgrade」找到并点击 Get the Education Plan按钮，即可将账号升级至 Education Plan，并且修改邮箱不会导致笔记丢失，原来的数据将会继承到新的邮箱上。最后必须再强调一次，如果你即将毕业，且面临教育邮箱被收回的可能，请一定及时将教育邮箱修改为个人邮箱，所有笔记依然可以继承到新邮箱，只是付费方案会被降级而已。方案 4 - 为什么我的 Plus 只要 48 美元/年？如果你是最早订阅过旧版的 Notion Pro 付费方案的用户，那么在 Notion 上线了最新的付费方案后，你的 Pro 会自动升级为 Plus，并且无需花费 Plus 版本 96 美元/年的费用。唯一的限制在于你无法添加更多的 Member，也就是可以理解为 Plus with one member 的付费方案。当你希望添加更多 Member 时，Notion 会提示你需要升级到完整的 Plus 方案，但你将失去 Pro 用户的所有优惠。现在还能购买 Personal Pro 方案吗？目前（2024 年 4 月），你还可以在 iOS 或者 iPad 的移动端找到购买 Notion Personal Pro 的入口。尚不知晓 Notion 留存此入口的目的，不过这也许是最后「半价购买」Notion 会员的机会了。Notion AI（每年 96 / 120 美元）Notion 的 AI 独立于所有付费方案，需要额外订阅，每月 10 美元，按年付费则为 96 美元（20% off）：导入模板与数据导入模板我相信有相当一部分用户，是被各种近乎「花枝招展」的 Notion 模板视频所吸引的，但是好不容易注册并汉化之后，也许你可能会找不到导入模板的方法。以这个「模板链接」为例，点开之后你会在浏览器的右上角看到一个复制按钮，点击之后 Notion 会提示你选择保存到自己的账号，接下来你就可以在自己的 Notion 账号的侧边栏，看到这个成功保存了的模板了。Notion 本身就自带了非常多的默认模板，点击页面左下角的「Templates」按钮即可找到。我认为这些模板就足够任何新手进行模仿和学习了，切记不要一上来就使用各种高大上的模板，百害而无一利，各种复杂的功能只会加速消磨你对 Notion 的热情。另外 Duplicate 其实也可以作为账号数据迁移的一种方法。只要你将所有需要迁移的页面和数据库移动到同一个页面中，然后让另一个账号 Duplicate 这个页面，就可以实现一键迁移所有的笔记数据到另一个账号（邮箱）之下了。导入数据在 「Setting - Import」选项中，我们可以将多种软件与文件格式手动导入到 Notion 之中，不过需要注意部分文件有导入大小的限制。特别的，导入 Excel 文件可能是一个更加高频的需求，并且这个需求又可以细分成两种场景：1.将 Excel 文件导入到空白的数据库只需要将 Excel 文件导出为 CSV 格式，然后再将 CSV 文件导入 Notion 即可。2.将 Excel 文件导入到已有的数据库内第一步同样还是需要先将 Excel 文件导出为 CSV 格式，如上图所示。然后进入到数据库的 Full page 模式，点击页面右上角的三个小点，最后选择 「Merge with csv」这个选项即可：数据导出备份整个工作空间导出（Workspace）根据下图标示的操作路径，我们便可以将 Notion 中所有的笔记内容一次性导出到本地。导出完毕后，Notion 就会发送一封邮件到你的邮箱，点击下载之后你就可以将整个笔记库的数据全都导出来了。单页笔记导出在任意页面的右上角，点击三个小点，然后点击 Export 即可单个数据库导出如果你的数据库是放在某个页面之中，但这时如果你只想导出这个数据库的数据，那么你可以先点击数据库右上角的「Open as full page」进入数据库的全屏模式然后再用同样的方式，通过右上角的 Export 进行数据导出即可：至此，我相信本文已经能解决绝大部分新手用户初用 Notion 时的一些基础问题，如果还有本文未提及的新手问题也欢迎留言补充，我会在未来的更新中继续完善，也欢迎大家将本文推荐给你的新手朋友，或者更多对 Notion 有兴趣的读者。非常感谢你的阅读，期待与你在后续的课程中相见。注：本套教程所用图标均来自 Flaticon 的作者 Freepik下一篇推荐阅读：[1.1] 5 个建议，更快度过 Notion 新手磨合期[1.2] - 基础功能全解析 - 20+个必备基础操作，一步到位提高 Notion 图文生产力全文目录：点我